GoVoiceQ ("we", "our") provides AI-powered voice complaint management for housing societies in India. This policy explains, in plain language, what personal data we collect, why, where it lives, and your rights under the Digital Personal Data Protection Act, 2023 (DPDP).
What we collect
- Resident details — name, mobile number, flat/tower — provided by your housing society so we can identify callers and route complaints.
- Complaint calls — when you call your society's GoVoiceQ number, the conversation with our AI assistant (Priya) is processed, and may be recorded, to create and track your complaint ticket. You are informed of recording at the start of the call.
- Complaint details — the issue description, category, photos of completed work, and status history.
- Society staff details — names, phone numbers, and login emails of committee members, managers, and workers, for dashboard access and job notifications.
Why we collect it
One purpose only: to register, assign, track, and resolve housing society complaints, and to notify you by SMS about your ticket. We do not sell personal data, use it for advertising, or share it with anyone beyond the service providers listed below.
Where your data lives
- Complaint and resident records — stored in a secure cloud database located in India, encrypted at rest and in transit.
- Voice processing — calls are carried by Exotel (India) and processed by our AI voice technology providers to understand speech. We share only what is necessary to handle the call.
- SMS — sent through Fast2SMS (India).
Who can see your data
Only your own society's authorized staff — committee, manager, office assistant, and the worker assigned to your complaint — through password-protected dashboards. Each society's data is fully isolated from every other society. Complaints are not visible to other residents.
How long we keep it
Complaint records are retained while your society uses GoVoiceQ, to maintain the society's service history. If your society leaves the platform, its data is deleted within 90 days.
Your rights (DPDP)
- Access — ask what data we hold about you.
- Correction — ask us to fix wrong details.
- Erasure — ask us to delete your personal data. We will remove your record and anonymize your name and phone number on past complaints.
- Grievance — raise a complaint about our data handling.
To exercise any right: contact your society manager, or write to us directly at
hello@govoiceq.in or call/WhatsApp
+91 93630 33977. We respond within 7 working days.
Security
Encrypted connections everywhere, encrypted storage, hashed passwords, role-based access, and OTP login for field workers. No system is perfectly secure, but we follow current industry practice and improve continuously.
Children
GoVoiceQ is intended for use by adults. We do not knowingly collect children's personal data.
Changes
If this policy changes materially, we will notify societies through their dashboards and update the date above.
GoVoiceQ ("நாங்கள்") இந்தியாவின் குடியிருப்பு சங்கங்களுக்கான AI குரல் புகார் மேலாண்மை சேவையை வழங்குகிறது. உங்களின் எந்தத் தகவல்களை நாங்கள் சேகரிக்கிறோம், ஏன், எங்கு பாதுகாக்கிறோம், மற்றும் தகவல் பாதுகாப்புச் சட்டம் 2023 (DPDP) இன் கீழ் உங்கள் உரிமைகள் என்ன என்பதை இந்தக் கொள்கை எளிய முறையில் விளக்குகிறது.
நாங்கள் சேகரிப்பவை
- குடியிருப்பாளர் விவரங்கள் — பெயர், கைபேசி எண், வீட்டு எண்/டவர் — அழைப்பாளரை அடையாளம் காணவும் புகாரை சரியாக வழிநடத்தவும் உங்கள் சங்கம் வழங்குகிறது.
- புகார் அழைப்புகள் — உங்கள் சங்கத்தின் GoVoiceQ எண்ணை அழைக்கும்போது, எங்கள் AI உதவியாளருடனான (பிரியா) உரையாடல் புகார் டிக்கெட் உருவாக்கச் செயலாக்கப்படும்; அழைப்பு பதிவு செய்யப்படலாம். அழைப்பின் தொடக்கத்திலேயே இது உங்களுக்குத் தெரிவிக்கப்படும்.
- புகார் விவரங்கள் — பிரச்சனை விவரம், வகை, முடிக்கப்பட்ட வேலையின் புகைப்படங்கள், நிலை வரலாறு.
- சங்க ஊழியர் விவரங்கள் — கமிட்டி உறுப்பினர்கள், மேலாளர்கள், பணியாளர்களின் பெயர், கைபேசி எண், மின்னஞ்சல் — டாஷ்போர்டு அணுகலுக்காக.
எதற்காக சேகரிக்கிறோம்
ஒரே ஒரு நோக்கம்: குடியிருப்புப் புகார்களைப் பதிவு செய்து, ஒதுக்கி, கண்காணித்து, தீர்வு காண்பதற்கும், உங்கள் டிக்கெட் நிலையை SMS மூலம் தெரிவிப்பதற்கும் மட்டுமே. உங்கள் தகவல்களை நாங்கள் விற்பதில்லை; விளம்பரத்திற்குப் பயன்படுத்துவதில்லை.
உங்கள் தகவல்கள் எங்கே உள்ளன
- புகார் மற்றும் குடியிருப்பாளர் பதிவுகள் — இந்தியாவில் அமைந்த பாதுகாப்பான கிளவுட் தரவுத்தளத்தில், முழு குறியாக்கத்துடன் (encryption) சேமிக்கப்படுகின்றன.
- குரல் செயலாக்கம் — அழைப்புகள் Exotel (இந்தியா) மூலம் இணைக்கப்பட்டு, பேச்சைப் புரிந்துகொள்ள எங்கள் AI தொழில்நுட்ப வழங்குநர்களால் செயலாக்கப்படுகின்றன.
- SMS — Fast2SMS (இந்தியா) மூலம் அனுப்பப்படுகிறது.
யார் பார்க்கலாம்
உங்கள் சொந்த சங்கத்தின் அங்கீகரிக்கப்பட்ட நிர்வாகிகள் மட்டுமே — கமிட்டி, மேலாளர், அலுவலக உதவியாளர், மற்றும் உங்கள் புகாருக்கு ஒதுக்கப்பட்ட பணியாளர். ஒவ்வொரு சங்கத்தின் தகவல்களும் மற்ற சங்கங்களிடமிருந்து முழுமையாகப் பிரிக்கப்பட்டுள்ளன. உங்கள் புகார்கள் மற்ற குடியிருப்பாளர்களுக்குத் தெரியாது.
எவ்வளவு காலம் வைத்திருப்போம்
உங்கள் சங்கம் GoVoiceQ-ஐப் பயன்படுத்தும் வரை புகார் பதிவுகள் பாதுகாக்கப்படும். சங்கம் சேவையை நிறுத்தினால், 90 நாட்களுக்குள் அதன் தகவல்கள் நீக்கப்படும்.
உங்கள் உரிமைகள் (DPDP)
- அணுகல் — உங்களைப் பற்றி என்ன தகவல் உள்ளது எனக் கேட்கலாம்.
- திருத்தம் — தவறான விவரங்களைத் திருத்தக் கோரலாம்.
- நீக்கம் — உங்கள் தனிப்பட்ட தகவல்களை நீக்கக் கோரலாம். உங்கள் பதிவு நீக்கப்பட்டு, பழைய புகார்களில் உங்கள் பெயரும் எண்ணும் மறைக்கப்படும்.
- குறைதீர்ப்பு — எங்கள் தகவல் கையாளுதல் குறித்து புகார் தெரிவிக்கலாம்.
உரிமைகளைப் பயன்படுத்த: உங்கள் சங்க மேலாளரைத் தொடர்பு கொள்ளுங்கள், அல்லது நேரடியாக
hello@govoiceq.in க்கு எழுதுங்கள் /
+91 93630 33977 ஐ அழைக்கவும். 7 வேலை நாட்களுக்குள் பதிலளிப்போம்.
பாதுகாப்பு
அனைத்து இணைப்புகளும் குறியாக்கம் செய்யப்பட்டவை; கடவுச்சொற்கள் hash செய்யப்பட்டவை; பணியாளர்களுக்கு OTP உள்நுழைவு. தற்போதைய தொழில்துறை நடைமுறைகளைப் பின்பற்றி தொடர்ந்து மேம்படுத்துகிறோம்.
குழந்தைகள்
GoVoiceQ பெரியவர்களின் பயன்பாட்டிற்கானது. குழந்தைகளின் தனிப்பட்ட தகவல்களை நாங்கள் அறிந்தே சேகரிப்பதில்லை.
மாற்றங்கள்
இந்தக் கொள்கையில் முக்கிய மாற்றங்கள் ஏற்பட்டால், சங்க டாஷ்போர்டுகள் மூலம் தெரிவித்து மேலே உள்ள தேதியைப் புதுப்பிப்போம்.